Blue Angels en data privacy

Privacy protocol 
 
In het kader van AVG wetgeving is voor stichting Topsoftball Zuid Holland (werkend onder de naam Blue Angels) een privacy protocol samen gesteld. 
 
Welke gegevens worden vastgelegd
Ten behoeve van de Blue Angels administratie worden de volgende gegevens vastgelegd:
Naam
Adres
PC Woonplaats
Geboortedatum
Emailadres(sen)
Speelniveau per jaar
Status bij Blue Angels (per jaar)
Activiteit bij Blue Angels per jaar
 
Leden/relaties kunnen bij secretaris@blueangels.nl opvragen welke gegevens er bij Blue Angels bekend zijn.
 
Rechten van betrokkenen (de leden, donateurs, vrijwilligers)
1. Betrokkenen hebben recht op juistheid. Zij moeten gegevens kunnen (laten) wijzigen.
2. Betrokkenen moeten gegevens kunnen (laten) verwijderen.
 
Alle gegevens staan in een lokaal bestand (op computer van secretaris) dat beheerd wordt door de secretaris van de stichting. 
 
Wie zijn verwerker, bewerker van persoonsgegevens
Naast de secretaris zijn er binnen en buiten de Blue Angels organisatie een aantal personen die gebruik maken van deze data.
- Penningmeester en een derde partij ten behoeve van het voeren van de financiën.
- Communicatie verantwoordelijke, andere bestuursleden en een derde partij ten behoeve van het communiceren met de relaties 
- Delen van het bestand zijn beschikbaar voor de technische staf van Blue Angels ten behoeve van het uitvoeren van hun taak
- Op regelmatige basis worden foto’s met personen en namen gepubliceerd in (social) media. Dit is altijd softbalgerelateerd
 
De actieve softbalsters krijgen jaarlijks een toestemmingsformulier voor gebruik fotografie/video.
Alle relaties hebben de gelegenheid gehad om zich voor communicatie en publicatie af te melden. Alle nieuwe relaties krijgen die gelegenheid bij inschrijving van een van de Blue angels activiteiten.
 
Op het moment dat een bestand met persoonsgegevens met een van bovenstaande groepen wordt uitgewisseld, zal het bestand worden beveiligd met een paswoord.
 
Verwerkingsregister 
Er zijn derde partijen waar Blue Angels (incidenteel)mee samen werkt. Hiermee is een AVG overeenkomst gesloten. Blue Angels houdt bij.
 
1. met welke organisatie en met welkdoel worden gegevens gedeeld 
2. van welke categorieën van personen (donateurs, leden, vrijwilligers). 
3. Op basis van welke informatie de leden/donateurs zich bij u hebben aangemeld.
 
In dergelijke verwerkingsovereenkomst leggen we vast:
 
1. De bewerking vindt plaats op basis van de instructies van Blue Angels (bijv shirts met naam drukken, nieuwsbrief versturen) 
2. De verwerker mag de geleverde persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken.  
3. Personen in dienst van de verwerker hebben geheimhoudingsplicht 
4. Verwerker mag de werkzaamheden niet aan een ander (een ‘subverwerker’) uitbesteden. 
5. De datum waarop de verwerker de door u aangeleverde gegevens moet wissen.
 
Website 
Alle links naar de website zijn veilig https.
 
Data-opslag
De data staat opgeslagen op de thuiscomputer van de secretaris van het bestuur. De gegevens worden bewaard totdat de speelster de leeftijd van minimaal 25 jaar bereikt en minimaal 5 jaar geen deelnemer is geweest van een van de Blue Angels initiatieven.
 
Een datalek wordt altijd meteen gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens